Nach einer Neuinstallation werden alle Bilder in eine Datenbank eingetragen. Aktuelle Kameras haben in den jpg-Dateien bereits ein Thumbnail gespeichert. Für Bilder und Fotos in denen kein Thumbnail vorhanden ist, wird dieser automatisch von PicApport erzeugt und in die Datenbank eingetragen. Werden die Bilder schon vorher abgerufen muss PicApport das Thumbnail einmalig erzeugen. Dies kann bei großen Bildern schon merklich die Anzeige verzögern.